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オンライン会議「Zoom」を始める前に知っておきたい4つのこと

 新型コロナウィルスにより4月8日緊急事態宣言が発令され、在宅ワークやテレワークが各会社で推進されている昨今。現在、このオンライン会議システム「Zoom」が世界中で取り入れられているとのこと。あるニュースでは、会員数が2億人になったとも。

また、緊急事態宣言により対象の都道府県知事が政府の基本方針に基づき、蔓延防止策を行うことになっていて、小池都知事によると10日に休業要請の詳細を発表し、11日から実施する予定ということだ。つまり、休業要請がかかるとますます在宅ワークをする方も増えるので、「Zoom」を取り入れる会社もあるでしょう。

 そこで今回は、「Zoom」をまだ取り入れてない人向けに解説をしていこうと思う。会員数が2億人になったこともあり、セキュリティー上の問題が最近取り出さされています。やはり2億人もの数になると、悪いことを考える人も出てくるものね(笑)。何も知らないで始めるよりも、ある程度最初の知識が必要かもしれない。

(1)「Zoom」とは?

 Zoomとは、パソコン・スマホ・タブレットを使って、オンライン上で会議やセミナーを数十人、数百人単位で行えるアプリのこと。

オンライン上で会話をするアプリとして「Skype」が馴染み深いかもしれないが、「Zoom」もSkypeと似ている点はあるが、よりビジネス向けに特化されていると言っていいだろう。

そこでSkypeと比較することで、Zoomの特徴を紹介していこう。それぞれ無料プランの場合で6項目比べてみました。

  Skype Zoom

コンセプト

ビデオ通話 オンライン会議

アカウント

個人アカウントの作成 必ずしもアカウントは必要ではない

事前準備

ID交換 主催者からのURL通知

データ消費量

1分:36MB 1分:5MB

参加可能人数

50人 100人

モバイルアプリ

可能 可能

個人的にZoomの便利なところは、IDをいちいち教えなくて良いことだと思う。Skypeはもうプライベートでも使用しているので、それを仕事で教えるのもなにか抵抗あるし、かといって仕事用のアカウントをもう一つ作るのも面倒だった。

Zoomでは、1回だけの会議だと、もうURLを送るだけで可能となるので、その手間が無くなったのがうれしい。

あと、データ消費量が5MBと多くないので、Skypeみたいにもたつくことも少なくなったと思う。

(2)パソコン、スマホ、タブレットどれで使うか選択する

Zoomの特徴を理解したら、さっそく使ってみよう。Zoomはパソコン・スマホ・タブレットに対応しているので、自分にあった状況や場所に応じて使い分けることもできる。ここでは、パソコンでインストールする方法を紹介していく。

パソコンの場合、事前に①Webカメラ、②マイク、③スピーカーの3点が必要。ノートパソコンでは内蔵されていると思うが、デスクトップパソコンの場合は、揃える必要があるタイプもあるかと思う(その場合はスマホで十分だけど…)。

(3)Zoomに登録し、インストールする

主催者から招待URLがメールなどで届いた場合、そこをクリックしてもできるがここでは自分が主催者としてオンライン会議を開催する方法を紹介する。

①Zoom公式サイトにアクセスする

Zoom公式サイトにアクセスし、右上の[サインアップは無料です]をクリックする。

②メールアドレスを入力し、[サインアップ]をクリックする

仕事用または普段使用しているメールアドレスを入力する。このメールアドレスは会議をする人たちにも伝わるので、プライベートのメルアドは注意が必要。
また、GoogleやFacebookなどのアカウントからもサインインできる。

③メールが届いたら、「アクティブなアカウント」をクリックし、認証する

入力したメールアドレスに確認用のメールが届くので、[アクティブなアカウント]をクリックして、アクティブなことを証明する。

④ユーザー登録画面になるので、情報を入力する

メールからネットに飛び、「名」・「性」・「パスワード」を入力し、[続ける]をクリック。次に仲間を招待は、右下の「手順をスキップ」をクリックで大丈夫。

⑤Zoomをインストールする

[Zoomミーティングを今すぐ開始する]をクリックすると、Zoomをインストールすることができます(別にテストが始まるわけではないです)。「zoom.usを開きますか」というウィンドウが開くので、[zoom.usを開く]をクリックする。すると、Zoomのインストールが開始。

(4)会議を開催する

せっかくなので、自分で会議を開催する手順までご紹介。「Zoom」のアプリをパソコンにインストールしたら、さっそく起動させてみよう。
別の主催者から会議IDを送られてきている場合は、[ミーティングに参加]をクリック。

自分が主催者になる場合は、[サインイン]をクリックし、登録したメールアドレス、パスワードでサインインする。

ホーム画面が開かれるのですぐに会議を開きたい場合は、[新規ミーティング]をクリック。

「音声機能の参加方法」を選択するウィンドウが開くので、パソコンから行う場合は[コンピューターオーティオに参加する]をクリックする。

カメラが起動し、他の人を招待する場合は左上の[i]をクリックし、招待URLをコピーして、メール等でそのURLを知らせるとその人もこの会議に参加することができる。

以上、最低限知って欲しい4つの項目のご紹介でした。まだZoomを使ったことがない人はこれを参考に在宅ワークに取り組めればと思います。新型コロナのせいで在宅にいることが多くなるので、Zoom飲み会なども開催すると面白いですよ(笑)。

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